【アスレポ】１つのランニングイベントができるまで

私たちにしか書けない記事って何だろうな～と考えた時に、ランニングイベントが完成するまでの流れを書いていくと面白いかも！と思って、今回は先日開催しました「FABPRO 夏のラン祭り」の裏側まで書いていきます。

はじめに

まず、結論。

まーじで、大変。

これに尽きます。

作業量が多いとかももちろんですが、主催する側（特に私は代表だからか）は、心労の方がデカいです。

参加者が集まるだろうか、
手伝ってくれるスタッフは集まるだろうか、
参加者が楽しんでくれるだろうか、
エントリーの段階で困ってないだろうか。

それに、今は社会人で会社勤めなので、イベントのことを考えられるのは朝8時までと夜10時以降みたいな日々。

今は、とにかく熱意で押し切っている感じ。

継続性を考えたら課題しかないな、ということを毎回感じています。

具体的には、今回、どんな準備を行ったかを紹介していきます！

ランニングイベントができるまで　〜準備編〜

イベントまで残り45日

・会場の空き状況確認（仮予約）

・イベント開催発表

久留米陸上競技場に電話をし、空き状況の確認と仮予約を行いました。

今回の場合、正式には1か月前にしか確定で予約が取れないため、まだ100％安心はできないのですが、ほぼ開催決定ということがこのくらいで判明します。

チャンネル登録者数180人くらいのYouTubeチャンネル「FABPRO TV」に動画を投稿して、ちょびっとだけ自分たちで盛り上がるとともに、開催への覚悟を決めます（笑）

⇨動画は[こちら]

イベントまで残り30日

今回は、1か月前からエントリーを開始しました。

エントリー開始までに、

・大会要項作成

・エントリーフォーム作成
（個人 Googleフォーム　団体 Excelファイル）

・スタッフへの協力依頼の呼びかけ

大会要項に関しては、昨年3月の大運動会のデータが残っていたので、それに手を加えたり、ここで内容をある程度固めていきます。

内容変更の可能性もあるので、ガチガチに固め過ぎないこと、Withleteメンバーの中で意見を出し合って穴を埋めていく作業になります。

この辺はだいぶ慣れてきているので作業量的には以前よりは大変さを感じなくなってきました。

要項はマキシ君に体裁を整えてもらい、HPに掲載したり、SNSにリンクを貼って宣伝していきます。

エントリー期間中（1か月前～1週間前程度まで）

エントリーフォームはスプレッドシートと連動させているので、ほぼリアルタイムで情報が反映されます。

そこで毎日、WithleteのLINEグループへ情報を共有し、エントリー状況を報告。

危機感を共有しながら、より告知活動に力を入れていきます。

ちなみに今回のイベントをどこで知りましたか？アンケートの結果ですが、

知人からの紹介　50％
Instagram　42.9％
Withlete HP　7.1％

となりました。

これは納得というか、力を入れていたことなので想定通りです。

SNS班リーダー、あきりんを中心にInstagramにもっとも力を入れ、すでにWithleteに興味を持って頂いている方々に来ていただくことを意識しました。

TwitterやFacebookもたまに動かしてはいましたが、それはあくまでも私たちの団体の概要を知って頂く、あるいは興味を持って頂くために行いました。

地方のイベントでは、SNSの力よりも「人と人の繋がり」がもっとも大切です。

前回のイベントや毎月の練習会で楽しいと思って下さった方々が、今回は知人を誘ってきて下さるというケースが多かったようです。

ちなみにイベント等をやる時は毎回メンバーでカウントダウン投稿をします。

告知の意味合いもありますが、1番は自分たちがふざけて楽しむ為です（笑）

イベント直前（1週間前～）

この辺りでドッとエントリーが増えますが、

すでにエントリーして下さった方々へ
「ほぼ確定版のタイムテーブル」

「ほぼ確定版のスタートリスト」
を作成します。

1度公開して参加者から要望があれば組変更等の修正をします。

少しでも納得のいく状況で走って頂きたいので多少の手間は惜しみません。

そして、もう一つ大切なのが、スタッフマニュアルの作成。

イレギュラーが必ずあるのがイベントではありますが、少しでもイレギュラーを減らすために、完全とは言えませんが最低限の動きが分かるマニュアルを作成して、共有します。

これは毎回グレードアップしていく必要があります。


参考までに、
スタートリストはこちら
タイムテーブルはこちら

イベント前日

前日まで来るとあとは道具面の確認。

まあ、ここでバタバタするのがWithleteクオリティー（笑）

まず、マキシ君がレンタカー屋でハイエースを借り、準備開始。

福岡縦断150kmリレーの時もハイエースにはお世話になっています。

今回は、景品の駄菓子、記念品のお皿完成、腰ゼッケン等、あとは試し履きシューズを提供して下さった「STEP SPORTS 福岡店」さんの元へシューズを受け取りに行きました。

そして、毎度お世話になっているaile RC代表の藤井翼さんからクーラーボックスや雷管なども受け取りました。

Withleteメンバー以外の方の協力があって初めてイベントは成立するので改めて感謝です。

ちなみに今回、景品の駄菓子が12,000円分購入しました（笑）

会員制のお店で購入したのですが、前日、代表あすきがまさかの会員カード忘れにより入店できず、当日バタバタになったのはここだけの話です。

そんなこんなでようやくイベント当日を迎えることが出来ます。

ここに書ききれない作業はもっともっとありますが、これでようやく最低限の準備です。

今回は、コロナの感染拡大やお盆期間でいつも参加してくれる中学生チームの参加がかなり減少してしまいましたが、新しく参加して下さった方々がとても多く、すごく収穫の多いイベントでした。

反省点ももちろんありますが、それは真摯に受け止めます。

でもこれまでで1番自分たちのやりたかった空気感でイベントをやり切った達成感でいっぱいでした。

まだまだ、成長させていくので、今後も私たちの活動に注目して頂けると幸いです。

関わって下さった皆様、本当にありがとうございました！

毎月20日はあすき＆まきしが月替わりで登場！
みんな気になるあんな事を調査したり、自ら実験したり、、、

現役社会人ランナーであり、イベンターである私たちならではの情報を発信していきます！


来月は「第一回 試合前の〇〇総選挙」開催⁈


最後までご覧いただきありがどうございました。


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大会の様子はinstagramにて配信中！
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